Lean for pharma procurement

Il progetto nasce con l’idea di analizzare il processo gare farmaci nel contesto italiano, in quanto, ad una progressiva centralizzazione, non ha fatto seguito un processo di standardizzazione dei percorsi dei processi di gara e di tutti i modelli di riferimento. Inoltre, con l’introduzione del Codice degli Appalti del 2016 e del nuovo Codice degli Appalti pubblicato del 2023, il quadro normavo ha appesantito le procedure, rendendo tua la filiera più complessa ed eccessivamente rigida nella gestione. Una soluzione emersa nel corso del progetto è stata quella di creare un modello che consenta una gestione della gara in appropriatezza dal punto di vista organizzativo-gestionale, ma in grado di effettuare una differenziazione in base alla tipologia di farmaco, di rendere le procedure più agili e standardizzate, rispettando i parametri di qualità, tempestività ed economicità.

Percorso:

Assessment:

Cosa è stato fatto

L’ Assessment è stata la prima fase dell’intera progettualità Lean For Pharma Procurement, alla quale hanno partecipato le seguenti regioni: Piemonte, Lombardia, Toscana, Puglia, Campania e Sicilia. Il format progettuale si è basato sul confronto interregionale al quale hanno partecipato i principali stakeholder del processo, quali:

  • Rappresentanti di Centrali di Acquisto e/o Stazioni Appaltanti;
  • Rappresentanti di Istituzioni regionali e nazionali;
  • Farmacisti territoriali e ospedalieri;
  • Esperti di settore.

La metodologia utilizzata per l’esecuzione di tale lavoro, che ha permesso un’analisi così di dettaglio, è il Lean Management, strategia nata nel mondo automotive ma ormai diffusa in ogni ambito lavorativo. Il core del pensiero snello (Lean) è l’orientamento alla massimizzazione del valore creato mediante la riduzione progressiva di ogni forma di spreco, raggiungibile attraverso un percorso di miglioramento continuo e costante.

In questa fase progettuale le regioni sono state suddivise in tre tavoli paralleli con l’obiettivo di effettuare, una mappatura su base regionale, della situazione (AS IS) del processo di gara, unitamente all’analisi delle possibili criticità rilevate all’interno del processo stesso, con lo scopo di identificarne le cause. Ogni tavolo di lavoro ha visto la partecipazione di due regioni con i relativi rappresentanti, con il supporto di facilitatori che hanno guidato il brainstorming ed il confronto interregionale tramite l’utilizzo della metodologia Lean.

Oltre ai tavoli di lavoro, con l’obiettivo di avere una panoramica e analizzare la situazione (AS IS) del processo di gara di alcune regioni entrate in un secondo momento e quindi a progettualittà iniziata, è stata utilizzata una Survey, ovvero un modello di indagine e di raccolta dati.

Le regioni coinvolte nella Survey sono state: Sardegna, Liguria, Calabria e Veneto.

ASSESSMENT

Mapping AS IS

  • Mappare in modo puntuale il processo AS IS
  • Fornire una visione real world
  • Individuare e misurare le attività non a valore

Analisi cause radice

  • Focus “aree critiche”
  • Individuare le criticità maggiormente impattanti
  • Definire conseguentemente le loro cause

Output

Di seguito le principali criticità emerse, trasversali alle 10 regioni analizzate:

Reengineering:

Cosa è stato fatto

Il progetto è partito come un pilota con l’obiettivo di approfondire l’analisi della situazione in essere e individuare le possibili azioni di miglioramento sul processo di acquisizione dei farmaci, riferito ad un gruppo di Regioni che avevano mostrato alcune criticità; alle regioni iniziali si sono aggiunte Emilia Romagna e Lazio.

Dal lavoro svolto durante il Modulo 1 sono emerse criticità comuni estese a tutto il campione di regioni partecipanti e alcune interessanti indicazioni su possibili azioni di miglioramento. Questa analisi ha dato vita al “Modulo 2” del progetto Lean For Pharma Procurement, nel quale, all’interno del tavolo interregionale, sono stati creati specifici focus group, ognuno dei quali si è focalizzato su temi specifici trattati nella precedente fase progettuale, con il compito di porre in atto alcune delle azioni di miglioramento già individuate.

I temi sui quali si è focalizzato il Focus Group 1 sono stati:

1

Centralizzare alcune procedure di gara su scala nazionale per alcune tipologie di farmaco

individuare le diverse tipologie di gara e le modalità di centralizzazione attraverso uno studio di fattibilità e la definizione del percorso attuativo.

2

Standardizzare e centralizzare il metodo di stima del fabbisogno

tramite la definizione di criteri specifici

I temi sui quali si è focalizzato il Focus Group 2 sono stati:

1

Individuazione di uno Standard di capitolato

finalizzato a minimizzare le possibilità di errore nella stesura dello stesso, e di conseguenza, minimizzazione delle richieste di chiarimenti e contenziosi di varia natura.
2

Definizione di servizi aggiuntivi

che possano “dare valore” ai prodotti in gara e quindi essere inseriti all’interno del capitolato; individuazione delle “famiglie di farmaco” che possano prevedere tali servizi aggiuntivi e la relativa creazione degli standard e dei criteri che portino a una metodologia di valutazione oggettiva della qualità del servizio.

Progetto realizzato da

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